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Communication équipes soignantes et supports |
Préparer, conduire et animer des réunions efficaces – Réf. PATEQU03
Besoins
Dans les équipes soignantes et supports, les réunions sont des moments décisifs de coordination, de régulation et d’adhésion. Lorsqu’elles sont mal préparées, trop longues ou insuffisamment cadrées, elles consomment du temps sans produire les décisions, arbitrages ou engagements attendus.
Les professionnels amenés à conduire ces réunions doivent donc savoir préparer un cadre utile, piloter la progression du travail, favoriser la participation et transformer la réunion en moment réellement productif pour le collectif.
Ils doivent également intégrer les leviers de fédération, d’adhésion et de suivi afin que la réunion produise des effets concrets au-delà du seul temps d’échange.
Cette formation apporte les méthodes, repères et techniques nécessaires pour préparer, conduire et animer des réunions compactes, efficaces et mobilisatrices.
Public concerné
Tout collaborateur ayant à préparer, conduire et animer une réunion de format compact, afin de fédérer, faire adhérer et produire des décisions ou actions utiles au collectif.
Prérequis
Aucun.
Durée
1 jour (7 heures).
Objectifs opérationnels
- Savoir préparer une réunion de format compact, de moins d’une heure.
- Savoir conduire une réunion avec efficacité pour atteindre ses objectifs techniques.
- Savoir animer une réunion pour optimiser la participation des participants.
- Faire de la réunion un moment productif pour tous les participants.
- Faciliter les contributions, échanges et prises de décision utiles.
- Intégrer les outils permettant de fédérer et de faire adhérer au projet de la réunion.
Apports de la formation
Cette formation permet aux participants d’acquérir une méthode concrète pour construire des réunions plus utiles, mieux cadrées et davantage orientées vers la production de livrables, de décisions et d’engagements.
Ils apprennent à préparer le cadre, à sécuriser la conduite de la réunion, à tirer parti des contributions individuelles et collectives, et à renforcer l’adhésion des participants autour des objectifs de travail.
La formation contribue ainsi à améliorer la coordination, la qualité des échanges d’équipe et l’efficacité opérationnelle des réunions dans les structures de santé.
Méthodes pédagogiques
- Coaching de capitalisation sur expérience.
- Exposés méthodologiques structurés.
- Démonstrations et découvertes guidées.
- Exercices d’application sur le contexte réel des apprenants.
- Mises en pratique opérationnelles.
- Évaluations en entrée, en cours et en fin de formation.
Les + pédagogiques
- Consultant-formateur expert, coach individuel et d’équipe certifié.
- Approche centrée sur l’efficacité concrète des réunions courtes.
- Travail sur les contextes réels des participants.
- Groupes limités à 6 participants.
- Bilan et plan d’action personnalisés à l’issue.
- Support pédagogique remis aux participants.
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Contenu de la formation
1. Préparer la réunion : le cadre conditionne la réussite
- Échanger sur les enjeux spécifiques aux réunions des apprenants.
- Capitaliser sur les retours d’expériences et attentes.
- Comprendre les bénéfices d’une réunion construite en entonnoir.
- Décider de la nécessité du format réunion selon la problématique et l’objectif à atteindre.
- Choisir le bon format : présentiel, distanciel ou hybride.
- Définir les livrables, objectifs et thèmes de la réunion.
- Identifier les participants et leurs contributions attendues.
- Impliquer les participants et négocier leur présence.
- Construire un ordre du jour utile et exploitable.
- Verrouiller les besoins humains, méthodologiques, matériels et logistiques.
- Utiliser la communication amont comme levier d’adhésion à la réunion.
2. Conduire la réunion : sécuriser le cadre technique
- Cadrer la réunion : ordre du jour, durée, règles du jeu.
- Gérer les revendications sur l’ordre du jour ou les thèmes abordés.
- Assurer le rôle du conducteur : cadre, progression, objectifs, livrables et timing.
- Mettre en scène la gestion du temps et la progression du travail.
- Effectuer une synthèse claire des objectifs et livrables.
- Présenter le plan d’action à suivre.
- Faciliter l’attribution des tâches et responsabilités.
- Produire et diffuser un compte-rendu à chaud, synthétique puis définitif.
3. Animer la réunion : tirer profit des contributions individuelles et collectives
- Prendre en compte la double dynamique du collectif : groupe et équipe.
- Favoriser les contributions et réguler la dynamique des échanges.
- Faire émerger les axes prioritaires et recentrer les digressions.
- Réguler les tours de parole.
- Prendre en compte les modes de fonctionnement individuels dans l’animation.
- Utiliser efficacement les supports : vidéoprojection, tableau papier, etc.
- Perfectionner ses capacités d’écoute et d’expression.
- Savoir donner du feedback et du feedforward.
- Utiliser les moments d’interactivité pour consolider les acquis.
- Gérer les insatisfactions, frictions et tensions du groupe.
4. Favoriser l’adhésion individuelle et fédérer l’équipe
- Jouer son rôle de leader en réunion.
- Identifier les attitudes et comportements qui renforcent l’adhésion.
- Repérer les jeux d’acteurs et modes de fonctionnement dans le collectif.
- Utiliser marques de reconnaissance, marqueurs empathiques et effet de création de talent.
- Mobiliser les leviers de satisfaction, les drivers de motivation et les valeurs individuelles.
- Utiliser les grandeurs d’équipe pour fédérer le collectif.
5. Capitaliser sur les apports de la réunion
- Utiliser la communication aval pour consolider les engagements.
- Appuyer la diffusion du compte-rendu pour renforcer le suivi des livrables.
- Profiter des échanges informels post-réunion comme levier de consolidation de l’adhésion.
Modalités d’accès
Formation disponible aux entreprises et aux individuels, en intra-entreprise, en coaching, en présentiel, en distanciel ou en format hybride.
Dates, lieux et tarifs : devis personnalisé. Groupes limités à 6 participants afin de favoriser un travail approfondi et des feedbacks individualisés.
Sessions garanties à la première inscription. Interface Zoom possible pour les formats distanciels.
Accessibilité
Nos locaux sont handi-accessibles. Nos équipes sont sensibilisées aux besoins des personnes malentendantes et malvoyantes. Merci de nous signaler tout besoin d’adaptation.
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